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Gestão de projetos como base para inovação
Publicado em: 30 de setembro de 2022
Categorias: Notícias
O impacto da aplicação de metodologias ágeis na gestão de projetos aliadas a tecnologia para promover a inovação nos processos da cooperativa.
1 - Contexto e bases para a inovação.
Centenária, a Cotribá tem tradição quando se trata de inovação. A sua história mostra que a cooperativa participa e impacta diretamente a vida de milhares de pessoas, no campo e nas cidades, desde sua fundação em 1911. Atualmente, os avanços tecnológicos e as potencialidades do mundo online promovem mudanças significativas em nossas práticas. No intuito de construir uma cooperativa que também é digital, um dos principais desafios que temos enfrentado é o de operacionalizar as informações que tramitam cotidianamente na Cotribá e impactam colaboradores, associados, fornecedores e clientes.
Motivado pelo crescimento econômico e sustentável da cooperativa, a digitalização dos processos internos passou a integrar as pautas do nosso planejamento, assim como a aplicação de novos modelos de gestão da informação, visando atender a normas, leis e políticas de boas práticas de governança vigentes em legislações nacionais e internacionais. Essa reestruturação nos impulsiona em direção à uma cultura orientada e centralizada em dados, também conhecida como “data driven”.
Para acompanhar as tendências do mundo contemporâneo, no ano de 2017, a cooperativa deu início a um projeto de Inteligência de Negócios que resultou na construção de uma ferramenta de gestão, nomeada de Central de Inteligência de Negócios Cotribá (CINCO). Dois anos após a maturação do sistema, uma equipe técnica foi formada para se dedicar exclusivamente a essa iniciativa que tem como foco o desenvolvimento de processos e sistemas. A ferramenta conta hoje com mais de 520 aplicações, 650 usuários e uma média de 7000 acessos por mês (acessos únicos diários por aplicação).
Figura 1 Acessos na plataforma de inteligência de negócios " CINCO"
O CINCO, somado a equipe de projetos, tem um papel fundamental no processo de produção da metodologia e dos números que serão apresentados a seguir. É com base nos registros diários que é possível realizar as análises históricas dos projetos executados. A partir de 2019, com a implementação de metodologias de gestão de projetos, os registros passaram a ser produzidos e analisados, com base nas boas práticas de mercado e alinhados aos valores da Cotribá. Entre os quais, destacam-se: foco nos resultados, inovação, responsabilidade, cumprimento de leis, normas e processos, comprometimento e cooperativismo, gestão democrática e ética.
Desde então, mais de 230 projetos foram monitorados e concluídos, sendo 35% de natureza Business Intelligence (BI) (extração de informação: relatórios e painéis), 56% de natureza sistêmica (entrada de dados: fluxos e formulários) e 9% de natureza processos (documentações: normas e políticas). No ano de 2021, em meio à pandemia, devido especialmente à adesão do home-office, foram agregadas metodologias mais eficientes e de gestão por indicadores, através das quais obtivemos um aumento de 530% nas entregas em relação ao ano anterior.
Em 2022, a cooperativa investiu no aumento do quadro da equipe responsável por essas melhorias e os números de entregas de 2021 já foram batidos no primeiro semestre de 2022. O que podemos destacar nestes números é o resultado da utilização de metodologias hibridas para gestão de pessoas, processos e desenvolvimento ágil de software.
“Acreditamos que o grande sucesso para a gestão por resultado é testar tudo que há de melhor nos frameworks, métodos e práticas utilizados no mercado, depois, extrair e adaptar a nossa realidade, cultura e recursos”.
No caminho da inovação, a Cotribá adotou a inovação aberta como uma política de incentivo para novos negócios, produtos, fornecedores e todo tipo de soluções tecnológicas que possam melhor atender os clientes e associados. A inovação aberta propicia às equipes uma interação direta com inovações nascentes e outras já disruptivas no mercado, através de visitas a feiras de tecnologia, benchmarking em fornecedores e ao mercado de tecnologia global através das universidades, hubs de inovação e do sistema cooperativo em si. Nesse contexto, um dos grandes desafios é conciliar o tempo para aderir, testar e implementar as novas tecnologias com o tempo de trabalho e operação das equipes de projetos que devem estar preparadas para mudanças cada vez mais rápidas.
2 - A inovação dos projetos
Em uma cultura orientada a dados, a gestão de projetos e a manutenção diária dos registros de produção é essencial. Com a gestão de projetos de tecnologia, temos a capacidade de visualizar o direcionamento e a abrangência dos esforços empregados. Com a devida classificação dos projetos quanto a natureza (BI, Processos, Sistemas) e grau de inovação (radical, arquitetônica, incremental e disruptiva) podemos avaliar resultados, direcionar e capacitar as equipes e fornecer dados para tomada de decisões estratégicas da cooperativa.
Conhecer nossos indicadores de produção, nos permite dimensionar esforços e otimizar o tempo de trabalho, trazendo segurança e propósito no caminho dos objetivos profissionais. Tomar decisões baseadas em números é mais um passo na direção do alinhamento com os objetivos da cooperativa.
Abaixo, iremos apresentar os projetos quanto ao seu grau de inovação com a finalidade de contextualizar alguns números extraídos a partir desta classificação:
- Inovação radical:
Refere-se a processos ou produtos que ainda não existem na cooperativa e precisamos implementá-los, algo totalmente novo.
- Inovação arquitetônica
Acontece quando já possuímos um produto ou processo, mas desejamos realizar uma remodelação ou reestilização completa nos mesmos. Esse tipo de inovação abrange, por exemplo, a digitalização de um processo que antes acontecia de modo físico (no papel).
- Inovação incremental
Diz respeito há melhorias pontuais em produtos ou processos já existentes na cooperativa.
- Inovação disruptiva
Corresponde a produtos ou processos da cooperativa, através dos quais projeta-se ganho de escala.
Em uma amostra de 30 meses que nos oferece um corpus de 230 projetos, ainda que, com diversas mudanças de metodologias empregadas e também de equipe, podemos extrair informações interessantes para análise. Vejamos:
2.1 - Analise quantitativa
Obs: A contagem de projetos gera uma estatística mais superficial das priorizações, porém elucida os números quanto ao direcionamento da natureza das solicitações.
Podemos observar a dominância no percentual dos projetos de inovação arquitetônicas nos primeiros anos (variando entre 60% e 70%), indicando que a cooperativa iniciou um grande processo de digitalização de seus processos. Nos dois últimos anos este percentual vem sendo equilibrado com a categoria de inovações incrementais (que partiram de 11% em 2019 chegando a 47% em 2021, ou seja, um processo de melhoria contínua nos processos digitais já implementados anteriormente).
Figura 2 – Quantidade de projetos por grau de inovação entre os anos de 2019 e 2022.
Outra observação que deve ser levada em consideração é que em 2019 e 2020, devido à ausência de uma metodologia ágil, haviam poucos projetos, porém mais extensos (mais longos, sem versionamento). A partir de 2021, os números se tornaram mais precisos e detalhados, sendo essa a amostra utilizada para fins de análise do índice de inovação apresentado a seguir.
2.2 - Análise de esforço empregado na inovação
Para analisar o esforço empregado, são utilizados os dados obtidos durante o ano de 2021 e no primeiro semestre de 2022. Nesse período, foram implementadas práticas de metodologias ágeis tornando os registros mais detalhados. Para isso, utilizaremos o total de horas investidas para cada grau de inovação. Neste caso, não estão sendo consideradas horas registradas em projetos que não foram concluídos
Nesta amostra, temos 189 projetos (82% do total) e podemos observar que mais de 50% dos esforços são direcionados a inovação arquitetônica, ou seja, o processo de digitalização de processos é dominante. Com um aumento de 10 pontos percentuais em relação ao ano anterior, o primeiro semestre de 2022 já nos mostra que as inovações incrementais (atualizações de projetos existentes) começam a indicar uma tendência de crescimento dos processos de melhoria continua para os próximos anos.
Figura 3 – Tempo gasto com projeto por grau de inovação durante todo ano de 2021 e primeiro semestre de 2022.
As inovações radicais são pontuais, estratégicas e também tem suas particularidades. Em 2021, as inovações radicais corresponderam quantitativamente a apenas 6% dos projetos, porém seus custos correspondem a 17% do total anual, ou seja, são poucos projetos mas com custos elevados e que mobilizam equipes e recursos consideráveis. Já em relação ao tempo gasto (esforços), as inovações radicais representaram 18% em 2021. Esse tipo de projeto tem sido relacionado, principalmente, à implementação de novos processos acompanhados de sistemas de automação, sejam para adequação interna ou para competição no mercado.
Figura 4 - Proporção de custos dos projetos por grau de inovação
No gráfico apresentado na figura 5, podemos observar o radar de inovação dos projetos monitorados da cooperativa o que demonstra que, a inovação arquitetônica é dominante até o momento e impulsiona a digitalização dos processos internos.
Figura 5 Radar da inovação com tendência a inovação arquitetônica
A predominância de projetos de inovação arquitetônica nos faz concluir que houveram e ainda são projetadas mudanças de curto e médio prazo em processos existentes na Cotribá. Entre eles, podemos citar sistemas não informatizados (planilhas e papéis), fluxos informais de comunicação (telefone e chat) que passam a entrar em um modelo digital (workflow), seguindo metodologias inovadoras, assim como conferências, auditorias e controles que passam a ser atendidas por soluções mais automatizadas em BI.
A exemplo do crescimento das inovações sistêmicas, na área de indicadores de negócio (BI), é possível mensurar o estágio de inteligência analítica em que a cooperativa está inserida. Entre os oito estágios possíveis, que vão desde a produção de simples relatórios até o grau mais elevado de modelos preditivos e otimizados, a Cotribá está operando dentro do quinto estágio e com projetos em andamento para avançar para o sexto.
